Archivierung von Leistungsnachweisen und Abschlüssen

Im Verlauf der Weiterbildungsstudiengänge entstehen Dokumente wie Leistungsnachweise, Prüfungsprotokolle, Abschlussarbeiten und Diplome, die wie jene der Grundstudien unterschiedlich lange aufbewahrt werden müssen. Gründe dafür sind etwa Rekurse gegen Nichterteilung des Diploms, ein Antrag auf Anerkennung der ECTS Credits für weitere Studien, eine Überprüfung anlässlich einer Bewerbung oder die Ausstellung eines Duplikats bei Verlust des Originaldiploms.

Gemäss kantonalem Archivgesetz müssen alle universitären Organe ihre Dokumente nach 10 bis 20 Jahren dem Universitätsarchiv Zürich (UAZ) anbieten. Das UAZ entscheidet abschliessend über die Archivwürdigkeit der Dokumente und gibt die als nicht-archivwürdig taxierten Dokumente zur Entsorgung frei. Damit diese Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht möglichst unkompliziert wahrgenommen werden kann, gelten folgende Richtlinien für die Studienleitungen aller Weiterbildungsstudiengänge:

  • Dauernde Aufbewahrung von Listen mit vollständigen Angaben zu den Studierenden (Name, Vorname, Geburtsdatum, Matrikelnummer, Datum des Abschlusses, Noten falls vorhanden) pro Studiengang
  • Aufbewahrung von Leistungsnachweisen, Abschlussarbeiten und Prüfungsprotokollen während dreier Jahre (nicht archivwürdig), auch über die Einstellung eines Studiengangs hinaus
  • Übergabe von Kopien sämtlicher Abschlussdokumente (Diplome, Diploma Supplements, Academic Records oder andere Notenblätter) sowie einer Kopie der oben genannten Teilnehmenden-Liste an die Fachstelle für Weiterbildung zur Aufbewahrung und späteren Archivierung im UAZ

Abschlussarbeiten gelten als Leistungsnachweise und sind dementsprechend während mindestens dreier Jahre aufzubewahren. Die Fachstelle für Weiterbildung empfiehlt, dass die Abschlussarbeiten bei der Studiengangleitung bzw. im Archiv des entsprechenden Lehrstuhls aufbewahrt werden.